干货丨体系工程师进阶——如何进行质量文件评审？
作为体系工程师，文件评审几乎是我们的日常工作之一，但说实话，很多人其实不知道该如何高效进行这项工作，今天我们聊聊质量文件评审。
一、质量文件评审到底要做什么？
质量文件评审旨在达成四大关键目标：
1、 合规性保障 ： 确保文件遵循标准、法规及企业内部规定；
2、 有效性确认 ： 文件内容需与企业运营实际相符，信息准确无误；
3、 文件版本控制 ： 防止文件版本混淆，确保使用最新文件；
4、 操作性验证 ： 评估文件执行中的实用性，为企业运作提供有效指引。
二、常见的文件有哪些？
三、质量文件评审的步骤
体系工程师首要任务是获取企业文件清单，并随机抽取3-5份深入详细评审，聚焦于三大核心验证点：
1、 文件受控状态 ： 查看文件是否有唯一的编号，确保文件处于受控状态。
2、 评审、批准流程合规性 ： 确认文件是否经过授权人的评审和批准，是否按流程进行了版本升级。
3、 编号版本管理规范性 ： 确保文件编号规则符合企业的规定， 且版本记录清晰。
注意事项：
● 未合规评审或未经授权批准视为不符合项；
● 编号混乱或版本管理缺失或引发操作混淆与错误。
文件评审的第二步是审查文件发放的情况，旨在确保文件在内部传播的有序与受控。 核心要点如下：
作废文件管理，作为文件生命周期的关键一环，旨在妥善处理无用文件。 体系工程师需核查两大要点：
1、 作废文件台账 ： 查看作废文件的记录是否完善，文件作废的原因是否合理，并确保作废文件的处理符合法规要求。
2、 作废文件的回收与销毁 ： 确保作废文件已从各源头撤除，防范旧文件误用。
● 回收不力和台账混乱易致文件不当流通，进而引发操作风险。
文件评审的收尾环节是现场抽查，这一步的目的是验证现场文件与管理体系内的记录相吻合。 体系工程师将采取随机抽样方式，针对3至5份现场关键文档进行深入检查，重点涵盖几大关键问题：
1、 文件完好性 ： 首要确认文件物理状态，包括无破损、无遗失，确保文件在实际操作中能顺畅使用，不影响工作效率。
2、 发放与记录 ： 核实现场文件与台账的一致性，重点检查发放记录是否完善，版本控制是否到位，确保文件的最新版本被正确传达至使用点。
3、 旧版管理 ： 审视现场是否已彻底清除旧版文件，通过有效回收或作废处理，防止混淆使用。
注意事项 ：
四、常见的审核不符合项
在 质量文件评审过程中，常见的不符合项有：
五、质量文件评审的技巧
作为体系工程师，质量文件评审不仅是一次性工 作，更是一项持续改进的过程。
通过系统、严谨的评审流程，确保文件的合规性、有效性以及在现场的可操作性，可以有效提升企业的管理水平和质量控制能力。
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